DTPC - Procedimientos de la Cadena de Información:

Procedimientos de la Cadena de Información: 
  
FASE I

Procedimiento de recepción:

El ciudadano puede acceder a la Ventana de Acceso a la Información Pública de tres maneras, vía telefónica (T), presencial (V) o por Internet (I).
Los responsables de recibir las denuncias deberán manejar las tres herramientas con dos horarios de atención de: 7am a 13hs. y de 14hs. a 17hs.
Siendo además el horario de la tarde, el encargado de comunicar a los distintos usuarios, sobre sus pedidos de información.
Los responsables deberán además asignar a cada contacto con el usuario, un código de expediente, cuyo procedimiento se detallara más adelante.

Estas herramientas estarán clasificadas de la siguiente manera:
1. Presenciales: tendrán formularios diferentes ya sean : Denuncias (01), Pedidos de Informes o Consultas (02), Quejas (03) o Sugerencias (04), los cuales tendrán asignado un código de expediente.
2. Internet: Tendrán los mismos formularios diferenciados según el tema.,y su código de entrada estará pre establecido.
3. Teléfono: tendrán los mismos formularios diferenciados según el tema, el cual tendrá a su cargo de seleccionar la persona que reciba la llamada y se le asignara un código de expediente.

SISTEMA DE CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS RECEPCIONADOS:

1. El primer código de clasificación es:
01 Denuncias - Rojo
02 Informes o Consultas - Azul
03 Quejas – Amarillo
04 Sugerencias - Verde

2. Código de Orden de Llegada:
Es un número asignado de orden de llegada a la Ventana, el cual será numérico y correlativo en cada uno de los documentos ingresados, no haciendo diferencia entre un área y otro.
Ejemplo: 01- 01-xxxxx.
03- 02 xxxxx.

3. Código que determina el tiempo y año de ingreso.
Es para determinar e identificar el tiempo en el cual ingresó el documento, correspondiente al mes de ingreso con un guión y el año del mismo. Servirá para cuantificar la cantidad de documentos recepcionados por mes y por año. Además de permitir un fácil reconocimiento del expediente.
Ejemplo: 01 – 01 – 10- 08 –xxxx

4. Código de modo de recepción de los documentos.
Es para determinar el modo de ingreso de los documentos, ya sean Presenciales (V), Internet (I) o por teléfono (T).
Es un modo efectivo de controlar cual de los elementos es mas utilizado por la ciudadanía.
Ejemplo: 01 -01 – 10 -08 –I-xxx

5. Código Zonal Departamental.
Es para determinar en que lugar del país se generan los mayores reclamos, quejas, denuncias o sugerencias. A fin de determinar los focos problemáticos detectados por la ciudadanía.
Ejemplo: 01 – 01 -10-08 – I – Central.

Una vez que se tenga el código de expediente, éste será el número asignado al expediente, que permitirá determinar y reconocer el mismo, ya sea para el ciudadano en una próxima comunicación y/o de manera interna.

Una vez terminado el formulario se pasará a procesar la información.

FASE II

Procesamiento de datos, denuncias, pedidos de informes recibidos:
En este estamento se procesan los datos recibidos, se corrobora la información de los formularios, corregir los errores y asignar su carátula que contenga:
1. Formulario de:
2. Codigo de expediente:
3. Nº de memo:
4. Funcionario responsable de recepción:
5. Fecha de recepción:
6. Fecha de envío al dpto. :
7. Plazo limite:
8. Fecha de entrega:
9. Fecha de devolución al ciudadano:

Una vez determinada la carátula, se eleva a la Jefatura del Dpto. de Comunicación y Participación Ciudadana de la UTPC, y con su visto bueno, baja al Jefe de División a fin de que formule las notas y/o memos correspondientes a las dependencias del MOPC que sean necesarias a fin de solicitar la información, queja, etc.

FASE III

Procedimiento del seguimiento de las solicitudes de datos, etc.
El jefe de división tendrá a su cargo: la redacción, envío y seguimiento de las solicitudes a las unidades o departamentos del MOPC que sean necesarios.
Para ello se enviarán los memos con su número correspondiente, además que se acompañara con el envío un cuaderno que registra: fecha de recepción en la Ventana, tipo de formulario, fecha de envío al dpto., código de expediente, dpto a quien se dirige, número de memo, fecha de entrega, fecha de plazo limite, firma y aclaración de quien recibió, y observaciones, a fin de tener un registro interno paralelo de los pedidos realizados.

Los seguimientos serán permanentes a los Dptos, no solamente el día de la entrega del memo, sino que se monitoreará el proceso, las personas intervinientes, el y/ o los responsables directos de facilitar la información. Esto con el fin ultimo de conseguir en el menor tiempo posible la información solicitada, además de evitar que los pedidos sean desatendidos.
Este seguimiento queda a cargo del: Jefe de División.

Procedimiento en caso de no lograr el acceso a la información.

Procedimiento extraordinario I.
En caso de no tener una respuesta favorable en tiempo o que se detecte la evasión o que no se hayan atendido a nuestra solicitud como corresponde, el Jefe de División a cargo del seguimiento estará informando al Jefe de Departamento de la Comunicación y Participación Ciudadana sobre la irregularidad.

El Dpto. enviará una nota advirtiendo la sanción en la que incurre de no procesar y responder el pedido de información, estableciendo una prórroga mínima a fin de conseguir el objetivo de obtener la información de dicha unidad o departamento.

En caso de existir nuevamente una negativa por parte la dirección o departamento requerido, la Coordinadora General de la Unidad de Transparencia enviará al Ministro de Obras Publicas y Comunicaciones un dictamen que establezca: Los responsables de no entregar la información, el pedido realizado por la Ventana de Acceso a la Información y el motivo que el departamento o división alega.

El Ministro de Obras Públicas y Comunicaciones recibirá dicho dictamen y considerará la sanción correspondiente de acuerdo a la gravedad del hecho.

Procedimiento extraordinario II.
Caso de denuncias:
Las denuncias que se presenten en la Ventana de Acceso a la Información se derivan a Asuntos Internos.

FASE IV


Procedimiento de supervisión
Se recibirá la información solicitada de las dependencias correspondientes, y se corroboran nuevamente con el pedido, de forma a asegurar la respuesta efectiva, conjuntamente el Jefe de División con la Jefatura del Departamento y una vez que se tenga el visto bueno, pasará al Jefe de División a fin de que delegue a sus subordinados para que se proceda a entregar el material o la información al usuario.

Caso de irregularidades:
En caso de que la Ventana de Acceso dentro del procedimiento ordinario, encuentre indicios de serias irregularidades, la misma correrá traslado a la UTPC, especificando a través de que pedido de informe y/o queja se desprendieron las irregularidades, en que dirección o unidad del MOPC, entrando este procedimiento ya en el marco de la confidencialidad.

FASE V

 

Procedimiento devolución
Es la ultima etapa del proceso, la cual radica básicamente en informar al usuario sobre la información, consulta o queja que se suscito.